Nous sommes fréquemment confrontés à la traduction de dossiers sensibles (comptes rendus médicaux, contrats, jugements, audits, études, bilans...) ou stratégiques (business plans, rapports, cahiers des charges, supports de formation, fiches produits...). Quelle que soit la nature des documents que vous nous soumettez, ils sont traités selon les règles du plus strict secret professionnel. De la même façon, nous intervenons avec nos interprètes dans des contextes qui exigent la plus totale confidentialité des échanges (examens médicaux, rendez-vous d’affaires, signature de compromis de vente, entretien préalable à une procédure de licenciement...).
La protection et la non-divulgation des données concernant votre entreprise (ou votre institution, ou votre personne) constituent la base de notre éthique professionnelle. Tout élément que vous nous communiquez (en tant que clients ou utilisateurs de nos services) est considéré et traité comme étant confidentiel, que ce soit dans le cadre d’une commande, d’une demande de devis ou d’une simple consultation.
À l’heure où le débat autour du traitement des données fait rage, PICO TRADUCTION choisit de garantir à ses interlocuteurs la confidentialité des informations échangées. Vous pouvez lire ci-dessous l’ensemble des règles dont nous nous sommes dotés en la matière.
Les coordonnées figurant dans vos messages ou dans vos documents, ainsi que tout autre élément permettant de vous identifier et/ou contacter, ne sont accessibles qu’à votre interlocuteur dédié chez PICO TRADUCTION. Vos coordonnées (ou les coordonnées de votre entreprise) pourront être communiquées uniquement aux professionnels chargés de votre projet, avec votre accord préalable et dans des cas spécifiques (par exemple : mise en relation avec un interprète pour organiser la mission, lui fournir un pass ou lui transmettre des documents préparatoires).
Toute information relative aux missions que vous nous confiez, notamment dans le cadre d’un service d’interprétation (date, lieu, horaire, objet du rendez-vous, rôle des intervenants), ne sera connue que par votre interlocuteur dédié et le prestataire choisi pour la mission (interprète de négociation, interprète assermenté…).
Le nom de votre structure et son logo ne seront pas publiés sur la page dédiée à nos clients sans votre accord préalable écrit.
Le traitement des documents que vous nous transmettez, tous formats et supports confondus, est finalisé uniquement à l’élaboration de votre devis et à l’exécution de la traduction. Seuls votre chef de projet dédié et les traducteurs désignés pour la mission sont autorisés à les consulter pour en analyser le contenu en vue de la traduction.
Vos textes sources (ainsi que d’autres documents fournis en tant que références utiles à la mission) ne seront jamais publiés sur notre site ni communiqués à des tiers, y compris sous forme d’extrait. Leur contenu est destiné exclusivement à une utilisation en interne, qui inclut la création de vos mémoires de traduction et l’enrichissement de vos glossaires, accessibles seulement à vos traducteurs attitrés.
Dans le cadre d’une traduction assermentée, en fonction de la nature du document et du destinataire de votre dossier, il vous sera demandé de nous transmettre vos actes originaux (extraits K-bis, casiers judiciaires, actes de l’état civil) ou des copies certifiées conformes (actes sous seing privé, diplômes). Dans la plupart des cas, pour que votre dossier soit recevable, la version originale de votre document doit obligatoirement être visée par le traducteur assermenté et revêtue de son cachet.
Seuls votre chef de projet dédié, le traducteur assermenté en charge de votre dossier et les autorités préposées à l’application d’éventuelles formalités administratives (authentification de signature, légalisation, apostille) ont accès à votre document. L’acte original vous sera retourné par voie postale (courrier suivi ou recommandé) après le traitement de votre dossier.
Les documents traduits appartiennent uniquement à nos clients et en aucun cas ils ne pourront être communiqués à des tiers. Ainsi, dans le respect du secret professionnel qui l’engage vis-à-vis de ses clients, PICO TRADUCTION n’est pas en mesure de donner une suite favorable aux demandes d’échantillons de traductions. Lorsque nous sommes interrogés concernant nos références en traduction, nous orientons le demandeur vers la page consacrée à nos clients (mentionnant les donneurs d’ordre qui ont accepté d’y figurer ainsi qu’un descriptif général des projets gérés). Nous pouvons en revanche évoquer des missions (sans toutefois dévoiler de précisions sur leur contenu) qui attestent nos compétences dans un secteur ou une combinaison linguistique. Nous sommes également en droit de citer des textes accessibles sans restriction au public (sites internet et contenus destinés à la divulgation), mais non pas de transmettre à des tiers les documents produits par nos traducteurs et livrés à nos clients.
Les textes traduits sont accessibles uniquement au chef de projet et aux traducteurs dédiés au client en question, dans le but d’alimenter les glossaires et mémoires de traduction qui concernent ses projets.
Vos fichiers sources (y compris les copies numérisées de vos documents officiels), leur version traduite ainsi que tout texte de support à la traduction seront conservés dans nos archives numériques pendant une durée de 90 jours calendaires à compter de leur réception. Vous pouvez en demander, à tout moment et par écrit, la suppression ou bien un délai de stockage différent. PICO TRADUCTION s’engage à protéger vos documents et à les chiffrer, notamment lorsque leur contenu est particulièrement sensible.
Conformément au code déontologique des métiers de la traduction, notre agence est soumise au respect du secret professionnel, ainsi que les traducteurs et autres professionnels de la langue faisant partie de notre réseau de partenaires. Cependant, si vous le jugez nécessaire avant de nous donner accès à vos documents, nous acceptons de bon gré de signer tout accord de confidentialité supplémentaire que vous nous soumettrez.
